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La vie est-elle plus facile dans le nuage? Ces trois universités pensent que oui.

Le besoin en constante évolution de « faire plus avec moins » se ressent partout, et les départements des technologies de l’information des universités sont continuellement à la recherche de moyens qui leur permettent d’atteindre les niveaux de service les plus élevés, de la manière la plus économique possible. Comme bon nombre d’universités le découvrent en ce moment, ce but peut être servi par l’adoption de l’informatique en nuage pour des services essentiels.

Or, le passage des services à l’informatique en nuage ne se fait pas sans obstacles. Nous en avons discuté avec trois universités – l’Université de l’Alberta, l’Université du Nouveau-Brunswick et l’Université de Trent– pour comprendre de quelle façon le passage à l’environnement en nuage a influé sur la prestation des services de TI dans leurs campus respectifs.

Une stratégie de regroupement

Une des premières expériences, et parmi les plus courantes, de l’adoption de l’environnement en nuage concerne le courrier électronique. À l’Université de l’Alberta, le passage de 82 systèmes différents (soit quelque 140 000 comptes) à Google Apps à la Faculté de l’Éducation a représenté un travail considérable.

« Nous avons fini par déployer une série collaborative complète, avec agenda, clavardage, partage de documents et plus : un projet énorme pour nous », explique Trevor Woods, directeur général du département central des technologies de l’information de l’Université de l’Alberta.

Selon lui, le succès obtenu au moment de passer au nuage est directement lié au degré de participation des intéressés dès les toutes premières étapes du processus.

« Le courriel est ce qui touche les gens de la façon la plus personnelle : nous avons donc décidé d’éviter toute imprudence en procédant au changement. Nous avions établi au préalable d’excellents processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, d’examen juridique et d’examen de la sécurité. »

« On pense que le courriel est sûr. C’est un des mythes les plus puissants et il fallait commencer par l’éliminer. On s’y est attaqué en expliquant à tous nos utilisateurs que l’envoi d’un message électronique par courriel n’est pas plus sûr que l’envoi d’une carte postale, et qu’il ne faut rien transmettre par ce moyen que l’on ne voudrait pas voir publié à la une du journal. »

Une approche hybride

À l’Université du Nouveau-Brunswick, tous les comptes courriel étudiants sont passés à l’environnement en nuage. Par contre, les comptes des membres du corps professoral et du personnel sont toujours hébergés à l’interne.

« Ces gens [corps professoral] sont particulièrement sensibles aux questions actuelles de compétence des États. Si des données doivent être hébergées à l’extérieur du Canada, il y a une crainte que des organisations comme la NSA (National Security Agency), l’agence de sécurité nationale des États-Unis se mettent à surveiller l’information et transmettent à des tiers, souvent par inadvertance, des références ou du contenu trouvés sur certains comptes », commente Terry Nikkel, vice-président adjoint des services de technologies de l’information de l’Université du Nouveau-Brunswick.

« Leur inquiétude se comprend, mais nous pouvons la dissiper en expliquant la situation réelle. Par exemple, le Canada et les États-Unis échangent constamment des renseignements. Des traités encadrent ces échanges et des groupes tels que SCRS les facilitent, mais il peut être difficile d’avoir ce genre de conversation. En général l’impression est que les risques sont bien plus élevés qu’ils ne le sont en réalité. »

Selon Terry Nikkel, à l’heure actuelle, les services en nuage sont si robustes et si fiables qu’il serait déraisonnable de s’en priver.

« Des compagnies comme Google et Microsoft offrent depuis longtemps des services que nous ne pouvons pas concurrencer. Elles ont les moyens d’investir dans une infrastructure qui est à la fine pointe; leurs centres de données fonctionnent 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, à échelle industrielle; les données sont intégralement sauvegardées en lieu sécurisé; ces compagnies peuvent prendre absolument tous les programmes en charge et elles ont des millions d’utilisateurs. Leurs systèmes sont plus stables que nos propres systèmes internes. »

« Les services en nuage sont une avancée positive, parce qu’ils évitent réellement aux établissements d’avoir à soutenir et à maintenir l’infrastructure qui héberge leurs services et leurs applications. Les craintes suscitées par le Patriot Act, entre autres, finiront par s’apaiser, mais il faudra un peu de temps. »

Une touche personnelle

L’Université de Trent a également adopté le nuage pour tous ses comptes de courriel.

« Nous avons étudié la question des courriels, des contacts, de SharePoint pour la collaboration et le stockage de fichiers et le partage sur OneDrive et nous utilisons toujours ces produits qui font partie de la série Office 365 », observe Tariq Al-Idrissi, vice-président adjoint des services des technologies de l’information de l’Université de Trent. « Nous avons fait beaucoup de recherches, nous avons étudié plusieurs solutions de rechange et rencontré tous nos syndicats pour discuter de ce que l’adoption de l’environnement en nuage signifierait pour leurs membres. L’opposition a été pratiquement inexistante. Tout a été très bien accepté. »

Tariq Al-Idrissi explique que le processus de participation des intéressés a donné à son équipe une occasion extraordinaire de prendre contact avec tous les utilisateurs et d’amorcer un dialogue.

« Au bout d’un an à peu près, nous avons pu nous asseoir réellement avec nos utilisateurs. Un travail de relations publiques de ce niveau, c’est imbattable. On peut toujours leur envoyer des messages ou les inviter à des journées portes ouvertes, mais leur proposer de s’asseoir avec eux pendant une heure ou deux pour discuter, c’est une partie très importante du processus. Un tel contact personnel est très rare. »

Trent distribue un sondage annuel pour évaluer la satisfaction à l’égard des TI. Les résultats de l’année dernière ont montré que les étudiants en étaient à 86 pour cent satisfaits, et sur ce pourcentage, 92 pour cent ont précisé que le courriel était pour eux le service de TI le plus important.

« Selon la commissaire à la vie privée de l’Ontario, la discussion sur les risques associés aux services en nuage fait diversion », rappelle Tariq Al-Idrissi. Et même s’il y a de l’opposition, elle est généralement très faible… 1 ou 2 pour cent peut-être. Le tout est de savoir comment surmonter cet obstacle : en s’y prenant à l’avance pour faire le travail. »

Woods, Nikkel et Al-Idrissi sont tous trois convaincus que les services en nuage gagneront en popularité dans les campus canadiens, une tendance qui selon eux, sera tout à l’avantage des départements de TI.

« Le fait de ne plus avoir à conserver des courriels, des sauvegardes, des programmes de traçage pour la restauration, des mises à jour et des corrections, tout cela représente des tâches dont nous n’avons plus à nous préoccuper, indique Trevor Woods. Nous pouvons ainsi nous concentrer sur la mission de notre université, l’enseignement, la recherche et la manière dont nos services de TI peuvent la soutenir. »

« Il n’est pas facile de trouver les moyens d’accroître la fonctionnalité sans augmenter les coûts, ou mieux encore, de le faire à moindre coût, en continuant à donner l’assurance aux utilisateurs que leurs données sont protégées et sûres, souligne Lori MacMullen, directrice générale de CUCCIO. Nous sommes très satisfaits de voir nos établissements membres être les pionniers de l’adoption réussie des services en nuage dans l’enseignement supérieur. »