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Optimiser l’investissement en TI

Dans tout le Canada, les universités investissent dans de nombreux systèmes d’information en vue de gérer leurs ressources, de soutenir l’enseignement, l’apprentissage et la recherche et de permettre la prise de décision.

La question est : comment s’assurer d’une efficience optimale de ces investissements?

Pour certains établissements postsecondaires, la réponse réside dans la façon dont ces investissements sont gérés.

Bala Kathiresan est directeur général des services de technologies de l’information à l’Université de Windsor. À l’occasion du colloque 2014 de l’ACPAU, il a participé à un groupe de travail sur l’optimisation de la valeur des systèmes d’information institutionnels qui rassemblait les directions de deux universités canadiennes – l’Université de Windsor et l’Université Laurentienne – pour analyser la façon dont une collaboration étroite entre les DPI et les dirigeants pouvait permettre une rationalisation des investissements en TI.

« S’il est vrai que, sur le plan des TI, chaque établissement en est à une étape différente de son évolution et que les solutions ne sont pas les mêmes d’un établissement à l’autre, il n’en demeure pas moins que la structure de gouvernance constitue l’un des facteurs clés qui s’applique à tous. », déclare Bala.

À l’Université de Windsor, Bala et ses collègues ont créé un comité directeur des TI auquel participent différents cadres supérieurs, notamment le vice-président Planification et administration, le vice-président Recherche, trois doyens de faculté, le vice-recteur à l’enseignement et à l’apprentissage, et un représentant du corps enseignant appartenant au programme des sciences de l’information.

« Les travaux de ce comité ont été essentiels pour la détermination des priorités d’investissement en TI, précise Bala. Ils ont provoqué un basculement d’une approche départementale traditionnelle à une approche à l’échelle du campus. »

Bala et son équipe ont déjà constaté des résultats positifs, comme la décision de passer de l’exploitation de systèmes TI maison à la mise en œuvre d’un système de planification des ressources de l’entreprise).

« Continuer à développer nos propres applications centrales aurait entraîné des coûts trop importants pour obtenir des systèmes qui, de toute façon, n’auraient pas été en mesure de suivre le rythme de l’évolution des produits et des services offerts sur le marché, poursuit Bala. Le comité directeur a facilité le processus de consultation qui nous a aidés à faire émerger cette nouvelle orientation stratégique en cohérence avec nos objectifs organisationnels. »

Bala explique que la première étape avait consisté à établir une appréhension commune des coûts en TI actuels de l’université en répondant aux questions suivantes.

« Y a-t-il des domaines où certains investissements font double emploi? Lorsque nous effectuons des analyses comparatives par rapport à d’autres établissements semblables au nôtre, nos coûts sont-ils plus élevés que les leurs? Dans l’affirmative, pourquoi? »

Cette nouvelle démarche de réflexion peut permettre une approche plus collaborative des dépenses en TI non seulement au sein de l’établissement, mais également en externe.

« Le thème des pressions financières est aujourd’hui sur toutes les lèvres, bien plus qu’il ne l’était dans le passé, nous amenant à penser différemment, souligne Bala. La collaboration et le partage d’informations entre les universités sont devenus plus importants, permettant ainsi à chaque établissement de s’appuyer sur l’expertise des autres établissements plutôt que de réinventer la roue. En Ontario, le gouvernement met même de l’argent sur la table afin d’encourager ce type de collaboration. »

Récemment, l’Université de Windsor a décidé de basculer de systèmes Open Source vers des solutions Blackboard, essentiellement parce que le Collège St. Clair utilisait Blackboard et qu’un partenariat avec lui permettait de faire des économies. S’il est vrai que ce nouveau modèle constitue une amélioration, Bala estime qu’une telle évolution s’accompagne de défis.

Selon Bala, « la gestion du changement représente toujours une sérieuse difficulté. Il peut être particulièrement délicat de mobiliser pleinement les parties prenantes et d’arriver à une prise de décision simultanée. La participation du corps enseignant peut aussi représenter un problème non négligeable, surtout quand on considère que le processus de décision en matière de TI est souvent un processus distribué. »

Il ajoute : « Il n’y a cependant aucun doute qu’on attend des TI qu’elles jouent un rôle plus important dans un contexte où les pressions financières s’accroissent et où les attentes des étudiants sont de plus en plus fortes. Nous nous porterons d’autant mieux que nous nous doterons des moyens de faire porter l’essentiel de nos efforts sur l’optimisation de nos investissements en TI, et ce, par l’intermédiaire de collaborations et en faisant participer les directions du campus. »